Vi checkade in med Jonas Morin som har många års erfarenhet av hantverkarbranschen. Han delar med sig av sina bästa tips för när det är dags för dig som hantverkare att utvärdera och välja system för hantering av order, ekonomi och lön.
Lär dig vad som är viktigt att tänka på och undvik de vanligaste fällorna.
6 viktiga tips inför val av ordersystem
1. Branschkännedom - se till att de kan din bransch
Säkerställ att din systemleverantör har erfarna medarbetare som känner till hur din bransch fungerar. Då kommer de också veta vad som är viktigt för ditt företag och säkerställa att systemets funktioner utvecklas på ett relevant sätt. De kan också dela med sig av erfarenheter kring hur andra hantverkare arbetar och smarta lösningar som kan vara viktiga för dig.
2. Skalbarhet - acceptera inte låsta lösningar
Flexibilitet i systemet är avgörande för att du ska kunna behålla leverantören över tid. Den här faktorn blir också extra viktiga i tider när du kan behöva både skala upp och skala ner system om din verksamhet växer eller behöver minska under en period. Se till att du väljer ett skalbart system som kan anpassas efter dina behov för stunden.
3. ETT system - undvik att jobba i flera olika system
Ett administrativt system ska förenkla i vardagen. Att ha olika system för exempelvis tidrapportering, orderhantering och lön skapar onödigt arbete och gör det krångligare för medarbetarna. Välj en leverantör där du kan göra allt i ett enda system – från order och fakturering till ekonomi och HR. Det kommer löna sig.
4. Tillgänglighet (mobilapp) - gör jobbet direkt på fältet
Många system kräver traditionellt att man efter jobbet hos kund måste in till kontoret för att göra all admin som är kopplat till jobbet. Men idag finns bättre lösningar. Säkerställ att din systemleverantör har en välutvecklad mobilapp som gör att du kan utföra det mesta av administrationen via mobilen, direkt på jobbet. Spara tid så att du kan acceptera flera jobb istället!
De här funktionerna bör du säkerställa att de finns i mobilappen:
- tidregistrering
- material och hantering billager
- stöd för ROT och Grön Teknik på arbetsordern
- attestera fakturor
- hantera checklistor och egenkontroller
- se lönespecar
- se saldo för ATF, tidbank och semester
5. Prislogik - optimerade prislistor för ökade intäkter
En viktig aspekt som många glömmer är att se till att din leverantör kan hantera flera olika prislistor med olika logik. Du bör få in alla branschprislistor automatiskt men också kunna sätta upp egna prislistor med cirkapriser för olika kundkategorier. Det gör att att du hela tiden ligger optimerad i din prissättning och det kräver mindre löpande arbete av dig. En bra leverantör ska kunna sitta ner med dig och hjälpa dig sätta upp grunden för att gynna ditt företag på bästa sätt.
6. Säkerhet - certifiering
En hög ISO-certifiering (ISO 27001) är kanske inte det första man tänker på när man ska välja leverantör men i takt med digitaliseringen och att ditt företag gör allt mer arbete inte minst i mobilen är det viktigt att din leverantör har en bra certifiering för att säkerställa en säker molntjänst där du inte riskerar att förlora viktig data.
SoftOne har många hantverkskunder inom exempelvis el och VVS som man erbjuder en helhetslösning som är enkel att komma igång med och en mobilapp där en stor del av jobbet kan göras direkt. Resultatet blir mindre administration och en enklare vardag!
Exempel på funktioner som systemet hanterar är orderplanering, fakturering, EDI-uppkoppling till alla stora grossister, smarta checklistor för egenkontroll, fullt stöd för avdrag (ROT, RUT, Grön Teknik), tidbok, projektredovisning, m.m.
Vi har använt SoftOne sedan 1987. Tidigare kämpade vi med manuella processer och system som inte fungerade tillsammans, vilket hämmade vår produktivitet och kundservice. Den digitala transformationsresan med SoftOne har förändrat spelplanen för oss. Vi har nu sömlösa processer, insikter i realtid och möljighet att erbjuda våra kunder personliga upplevelser.
Om SoftOne
SoftOne utvecklar och levererar affärsplattformen SoftOne GO med delsystem för tid, bemanning, lön och HR samt ekonomi, försäljning, projekt och logistik för mindre och medelstora företag och organisationer.
Idag har man mer än 100.000 användare och är stolt leverantör till kunder som bland annat ICA, Coop, Tele2, Mathem, STC Training Group, Elkedjan, Instalco och Axfood. Med säte i Stockholm och Helsingfors, verkar SoftOne i Sverige och Finland med en agenda att fortsätta sin nordiska expansion, alltid nära kunden. SoftOne Group är även 50% ägare av ett utvecklingsbolag i Colombo på Sri Lanka.
