En nyhet i denna release är en helt ny modul för Periodfakturering. Modulen nås via Försäljning > Order > Periodfakturering och syftar till att möjliggöra effektiv fakturering av flera ordrar för en specifik period. Det kan exempelvis handla om att hantera månadsfakturering av projekt som lever länge eller att få en samlad bild av ordrar innehållandes lyft för att kunna fakturera utifrån bestämda lyftplaner.

Förutsättningar

• En förutsättning för att kunna använda modulen på bästa sätt är att inställningen ’Automatisk datumsättning på artikelrader’ är aktiverad alternativt att man manuellt anger datum på artikelrader på ordrar. Inställningen finns beskriven i detalj under avsnittet Försäljning i releasenyheten från 2020-04-28.
• Intresserad av den nya modulen? Kontakta salj@softone.se för mer information.

Hur används modulen?

Periodfaktureringen är enkel att använda och ger en sammanställd lista av alla artikelrader för valt urval. Nedan följer en kort instruktion för hur man använder modulen. Längre ned beskrivs de olika delarna mer ingående.

1. Ange ett valfritt urval. Här kan användaren välja att filtrera på Order, Projekt, Kund och/eller Ordertyp. Det går även bra att lämna dessa filter blanka.
2. Ange ett datumintervall.
3. Tryck på Sök.
4. Nu hämtas alla orderrader för valt urval.

Urval

I huvudet på sidan finns många valmöjligheter för att filtrera fram de orderrader som användaren önskar hantera.

• Order/Projekt/Kund/Ordertyp
  • Beroende på vad användaren är intresserad av att se finns det filter för Order, Projekt, Kund och Ordertyp. Dessa filter kan kombineras.
    
• Datum
  • Datumintervallet tittar på artikelradens datum.
  • Som standard visas första dagen i föregående månad fram till och med dagens datum.
    
• Visa mina
  • Om användaren endast har behörighet att se sina egna ordrar är kryssrutan Visa mina ibockad och read-only.
  • Annars är kryssrutan urbockad, men kan bockas i när som helst för att endast visa artikelrader som avser användarens egna ordrar.
    
• Endast klar för faktura
  • När inställningen är urbockad visas orderrader med både atteststatus Reg och  Klar.
  • När inställningen är ibockad visas endast de orderrader med atteststatus Klar, dvs. de som är klara för fakturering.
  • Systemet kommer ihåg det senast valda värdet för inställningen till nästa gång användaren navigerar till sidan.
    
• Sök
  • Sök-knappen är aktiverad så länge det finns ett angivet datumintervall.
    

Gruppering

Det är möjligt att gruppera kolumnerna i listan och ett användbart exempel är gruppering på Ordernr. Då visas en samlad bild över ordrarna, hur många artikelrader som filtrerats fram för respektive order (siffran inom parentes efter ordernr) och dess värden.

Om gruppering görs på kolumnen Order kan pilen vid ordernumret användas för att synliggöra de rader som filtrerats fram för ordern.

Ändra radstatus

Det är möjligt att ändra radstatus för markerade artikelrader direkt från sidan Periodfakturering. Markera önskade artikelrader och välj sedan status i sidfoten. Tryck därefter på play-knappen, precis som i redigeringsläget av en order. Om artikelraderna har grupperats på ordernivå är går det väldigt snabbt att klarmarkera en eller flera ordrars artikelrader. Markera ordern (se markering i bilden nedan) och välj sedan radstatus för att t.ex. klarmarkera alla rader som filtrerats fram för ordern i fråga.

Visa kopplade tider och utlägg

Artikelrader som avser tider (ikon klocka) och utlägg (ikon plånbok) kan expanderas för att visa de transaktioner som är kopplade till raden.

• Här visas ett exempel på en artikelrad som genererats från tidboken och som har expanderats för att visa den kopplade tidraden.
  
• Här visas ett exempel på en artikelrad som genererats av ett utlägg och som har expanderats för att visa det kopplade utlägget.
  

Flytta tidrader

Funktionen för att flytta tidrader finns tillgänglig på sidan. Markera en artikelrad med klockikon och högerklicka för att därefter klicka på funktionen Visa kopplade tidrader. I nästa steg visas samma dialog som vid användning av funktionen från redigeringsläget av en order.

Överföring till preliminär faktura

När eventuell hantering och kanske flytt av tidrader har utförts är det lämpligt att:

1. Välja det datumintervall som man önskar fakturera för, t.ex. en viss månad.
2. Aktivera inställningen Endast klar för faktura för att filtrera fram alla artikelrader som har radstatus Klar.
3. Markera de artikelrader eller de ordrar som önskas föras över till faktura. Kolumnen Datum är användbar för att stämma av att rätt rader väljs.
   
4. Välj någon av funktionerna längst ned för att föra över till preliminär faktura eller samfaktura.
   
5. Navigera över till fliken Kundfakturor.
   
6. Fliken visar samma sida som via Försäljning > Faktura > Fakturor, men är tänkt att fungera som en genväg. Listan visar de senast ändrade fakturorna högst upp.
7. Här kan fortsatt hantering utföras, t.ex. att spara fakturor som definitiva och distribuera dessa.

För de som arbetar med tidrapportering i GO släpps nu en helt ny sida benämnd Veckorapport. Denna sida erbjuder en enkel inmatning och avstämning av veckans arbetade tider och de kunder som har arbetat med sidan Tidrapport i SilverLight-gränssnittet kommer att känna igen sig då vi till viss del har hämtat inspiration från den gamla tidmatrisen.

Den nya sidan nås via Försäljning > Projekt > Tidrapport > fliken Veckorapport och kan ses som ett komplement till den befintliga sidan Tidrapport.

Hur används sidan?

Veckorapporten visar en anställd i taget och består av kolumner för respektive arbetsdag. Nedan visas information om urvalsmöjligheter och längre ned beskrivs sidans funktioner.

• Anställd
  • Om användaren endast har behörighet att se sina egna tider är den anställde dock förvald och read-only i rullgardinsmenyn.
• Datum
  • I datumfältet visas alltid måndagen i vald vecka. Till höger visas veckonumret, utan redigeringsmöjlighet.
  • Den aktuella veckan är alltid förvald.
• Hämta data
  • För att visa befintliga tider behöver knappen Hämta data användas efter att användaren har gjort ett urval.
  • Vid byte av anställd eller vecka behöver användaren klicka på Hämta data på nytt för att se den nya anställdes/veckans tider.
• Visa helg
  • Inställningen Visa helg styr vilka dagar som visas (d.v.s. mån-fre eller mån-sön).
  • Systemet kommer ihåg det senast valda värdet för inställningen så att användaren slipper ange det varje gång sidan öppnas.

Ta bort rad

Om något har blivit fel och ska tas bort utförs detta genom att:

1. Markera en eller flera tidrader.
2. Använd funktionen Ta bort rad.
   
3. Nu tas valda tidrader bort och ev. justering utförs på artikelrader som genererats av tidraderna.
4. Det går även bra att ta bort timmar på en rad genom att nolla dessa. Om samtliga timmar på en rad nollas så försvinner hela raden.

Kopiera föregående vecka

För att enkelt hantera tidrapportering på t.ex. ett större projekt där samma tider återkommer vecka efter vecka har vi implementerat en funktion benämnd Kopiera föregående vecka. Denna funktion kan även komma att vara behändig vid kopiering av en lång sommarsemester med likadana tidregistreringar under flertalet veckor.

• Funktionen är placerad under knappen Lägg till rad.
• Funktionen aktiveras först efter att användaren har klickat på Hämta data för en vecka och inga befintliga tidrader visas.
• Vid användning av funktionen kopieras hela föregående veckas tider och dessa kopieras sedan in i den vecka som användaren står i.
• Allt på tidraderna kopieras förutom eventuella noteringar.

Information och summeringar

• För att tydligare se om en rad är ny eller ändrad visas en orange asterisk längst till vänster på respektive rad.
  
• Timmarnas atteststatus visas i form av en färgstapel till höger om timmarna. Om den vanliga tidrapporteringen används visas endast atteststatus för Fakturerbar tid, men om Order till lön används visas status för både Arbetad och Fakturerbar tid.
  
• Det finns summeringar per dag, per kombination av order och debiteringstyp samt för hela veckan. Nedan visas ett exempel på veckosummeringen, vilket visas längst ned vid Spara-knappen.
  

Snabbkommandon

För att minimera antalet klick på sidan har vi lagt till två användbara snabbkommandon:

• Ctrl + R (Lägg till ny rad)
• Ctrl + S (Spara)

• Artiklar
  • Åtgärdat att det inte gick att spara en enhetsomvandlingsrad under expandern Lager i redigeringsläget av en artikel.
• Kundfakturor
  • Justeringar har utförts för beräkningen av valutafakturor.
• Kundöversikt
  • Rättat att inga kunder visades om användaren angav ett filter i sökdialogen, rensade bort detta och sedan skrev en ny text.
• Order
  • Konteringsraderna räknas numera om om korrekt vid byte från momspliktig till byggtjänst på en preliminär faktura överförd från order.
  • Nu skapas en fastprisartikel upp automatiskt vid ändring till avtalstyp Fastpris på en order, oavsett om expandern Artikelrader är stängd eller öppen.
  • Vid borttag av preliminär faktura återställs nu statusen för artikelrader med minusantal.
  • Åtgärdat att summeringen under expandern Tid- och projektredovisning ökade om användare registrerade en frånvarotid med timmar i fältet för Fakturerbar tid, trots att den fakturerbara tiden nollades vid sparning.
  • Rättat ett problem med att visa checklistan på en order om flera orderflikar var öppna.
  • Inställningen ’Krav på att checklistan är ifylld vid klarmarkering’ har setts över och fungerar numera på nedan sätt:
    • På en order innehållandes checklistor utan obligatoriska frågor händer ingenting oavsett inställningens värde.
    • På en order innehållandes checklistor med obligatoriska frågor visas en fråga om användaren vill fortsätta om inställningen är inaktiverad.
    • På en order innehållandes checklistor med obligatoriska frågor visas en varning som gör att användaren inte kan gå vidare om inställningen är aktiverad.
• Rapporter
  • Nu är listan på sidan Rapporter sorterad per rapportnummer.
  • Rättat att debiteringstyp inte visades i rapporten Tidbok.
  • Åtgärdat att fel belopp visades för Fakturerat i rapporten ’Projektuppföljning – grupperad med TB & TG’.
• Tidrapport
  • På sidan Tidrapport är det nu möjligt att söka fram ett specifikt datum, istället för att behöva söka på en hel veckas datumintervall. Detta avser endast de som använder den vanliga tidrapporteringen.