I denna release bygger vi ut funktionalitet kring dokument-hantering samt byter namnet från Filarkiv -> Dokument.

• Du når numera dokumenten direkt via ikonen på höger sida.
  

• När du öppnar Dokument finns två stycken flikar. Allmänna och Mina. Du kan läsa mer om hur Mina dokument fungerar under Mina dokument-expandern nedan.
• Under fliken Allmänna finner du alla dokument som finns uppladdade på ert företag som du har tillgång till att se.
• För att ladda upp ett nytt dokument, trycker du på ’+’-et högst upp i högra hörnet.
  • • OBS, för att kunna ladda upp dokument, krävs rollbehörighet (601) under Administrera-modulen.
      

• Här laddar du upp filen, väljer ett namn, lägger in en valfri datumperiod om dokumentet endast ska finnas tillgängligt en viss period samt lägger den i en befintlig mapp, alternativt skapar en ny.
• Du kan numera även koppla ett dokument till en viss meddelandegrupp!
  • Detta innebär att endast anställda tillhörande den mottagargruppen kan se dokumentet. En mottagargrupp kan exempelvis vara en viss kategori, en viss roll eller ett utvalt antal anställda.
    • OBS, Du skapar mottagargrupperna under Administrera > Inställningar > Register > Mottagargrupper. Detta kräver behörighet [2019] under Administrera-modulen på din roll.
      

• När du sedan sparar, kommer dokumentet synas under Allmänna-fliken under vald mapp.
  

• För att se en preview på filen i dokumentet, som i vårt fall är en bild på en bil, trycker du på ögat bredvid dokumentet.
  

• För att ladda ned filen på din dator, trycker du på ladda ned-knappen enligt nedan.
  

• För att redigera dokumentet samt se vilka som läst eller läst & förstått det, trycker du på pennan.
  

• Du kan här ändra inställningarna för dokumentet.
• Du kan även se vilka som läst, läst och förstått samt när under expandern Vilka har läst?

• • • OBS, Läst & förstått gäller endast dokument som skapats från ett GO-Mail som markerats att det behöver bekräftas. I dagsläget finns ingen Läst & förstått-funktionalitet för dokument uppladdade på det vanliga sättet.
      

Mina Dokument är en ny funktion i dokument-hanteringen som gör det lättare att hålla kolla på personliga dokument.

• I Mina Dokument finner ni dokument som är uppladdade på er anställning  och som är bifogade i ett GO-Mail som behöver bekräftas.
  • De tidigare finns under mappen Kopplade på anställd och de senare under Skickade via meddelanden.
    
• För att hitta Mina Dokument går du först till Dokument via ikonen längst till höger.
  

• Gå sedan till fliken ’Mina’
  

• Under mappen Kopplade på anställd får du direktåtkomst till dokument du annars skulle hitta på ditt personkort, för lättare åtkomst. Det kan exempelvis vara en vikariatbilaga eller liknande. Den är bara synlig för dig och din chef.
• Under mappen Skickade via meddelanden ser du direkt dokument som har skickats till dig via ett meddelande där avsändaren valt att den vill ha detta meddelande bekräftat.
  • • För att bekräfta dessa dokument, måste du gör det i mailet som dokumentet skickats. Här kan du endast se den bifogade filen.
    • Du ser bredvid dessa dokument även en checkbox som är röd eller grön. Röd innebär att du inte har bekräftat det, medans grön innebär att du har det.

• För att se en preview på filen i dokumentet, som i vårt fall är en bild på en bil, trycker du på ögat bredvid dokumentet.
  • OBS, detta är endast möjligt för bilder och PDF:er.
    

• För att ladda ned filen på din dator, trycker du på ladda ned-knappen enligt nedan.
  

Nu har knappen för GO Mail flyttats från den övre listen till högermenyn bredvid SoftOne Akademi och Rapportcentralen. Det har inte tillkommit några förändringar i hur det fungerar, utan endast ett nytt gränssnitt.

• Ni når numera meddelanden via ikonen till höger.
• Det finns tre flikar att byta mellan här; Mottagna, Skickade och Borttagna.
• Ni ser i listan vem avsändaren av mailet är, ämnesraden, när meddelandet mottogs och när det lästes. Olästa mail är även fet-markerade.
  

• Det går även att expandera listan genom att trycka på pilarna högst upp för att få en bättre överblick på meddelandena.
  

• Då ser listan istället ut enligt nedan.
  

• För att öppna ett meddelande, trycker du på pennan till höger eller dubbelklickar på det.
• Meddelandet öppnas numera i ett pop-up-fönster. Detta gör att du inte behöver avbryta det du jobbar med för att öppna ett mail, eftersom att mailet öppnar sig över fönstret.
  

• Här ser det ut som tidigare, förutom att knapparna för att Svara, Vidarebefordra och liknande flyttats högst upp för enklare åtkomst.
• För att stänga ner meddelandet kryssar du ned det eller trycker Avbryt.
• Vill du skapa upp ett nytt meddelande trycker du på ’+’-ikonen högst upp i höger alternativt kan du högerklicka på ett meddelande för att få upp Nytt Mail-valet.
  

• Nytt meddelande-dialogen fungerar även den som tidigare, med skillnad att Skicka och Avbryt-knapparna flyttat högst upp.
  

• För att Ta bort eller markera ett mail som läst/oläst, högerklickar du på det i meddelande-listan.
  

• För att göra dessa markeringar på flera meddelanden samtidigt, bockar du i dem till vänster och högerklickar sedan för att alla valda meddelanden ska påverkas av din förändring.
  

I samband med projektet SoftOne GO 2.1 har vi gjort om systemets inloggningssida.

• Den har nu ett mer cleant utseende.
• Vi har tagit bort all onödig information runt-om-kring.
  • Den enda informationen vi kommer lägga ut här är viktig information för er användare.
    

Det finns nu fler exportformat på samtliga rapporter i Rapportcentralen.

• Detta kräver att rapportmallen är inställd att kunna skrivas ut som dessa. Som standard kan endast PDF och XML skrivas ut.
• Om ni har en ”egen” rapportmall, läggs exportformaten till under Rapporter > Rapportmallar egna > Pennan > Inställningar > Kan skrivas ut som

Nedan exportformat stödjer nu Rapportcentralen

• Excel
• Exportfil
• Kommaseparerad fil
• PDF
• RTF fil
• RTF fil redigerbar
• Tabbseparerad fil
• Textfil
• Word
• XML

Det går nu att få tillgång till rapporter som är kopplade till en annan roll än den din användare tillhör, om du har behörighet för detta.

• Tidigare, om en rapport var uppladdad i rapportcentralen och kopplad till en annan roll än den din användare tillhörde, fanns det inget sätt för dig att ”få fram” rapporten.
• Vi har därför ändrat så att om du har behörighet för att ladda upp rapporter, kommer du alltid kunna ändra rollbehörigheten på rapporter din användare inte har tillgång till.
• Du kommer åt dessa ”gömda” rapporter, genom att bocka i Visa även ej upplagda rapporter. De kommer synas som utgråade med ett kugghjul bredvid sig.
  • Via kugghjulet kan du redigera rapporten och ändra vilka roller som har tillgång till den.
    • OBS, Detta gäller endast användare tillhörande roller som har behörighet Redigera rapport [339].
    • Det är alltså viktigt att se över att en obehörig roll ej har tillgång till att göra detta då den i det fallet kan ändra vem som har tillgång till vilka rapporter.

Det går nu att expandera menyn i Rapportcentralen för att få en bättre överblick på rapporterna och se vilka rapporter som är kopplade till vilka roller, standard exportformatet på rapporten, rapportnumret, och lite till…

• För att komma till det expanderade läget, trycker du på pilarna.
  • OBS, du måste befinna dig i Personal-fliken för att pilarna ska synas.

• Det expanderade läget ser ut enligt nedan.
• Det går inte att utföra några funktioner i detta läge just nu, utan det är bara för att få en överblick

• Det går även att exportera listan till exempelvis excel genom att trycka på hamburgermenyn högst upp till höger

• Rapportcentralen
  • Det har gjorts prestandaoptimeringar gällande laddningen av ny rapport