Integritetspolicy
Så behandlar vi era personuppgifter
Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
SoftOne AB (publ):556239-4717, Box 596, 101 31 Stockholm, är programleverantör av molnbaserade program som nedan kallas “Tjänsten”. SoftOne är personuppgiftsbiträde för behandling av kunders personuppgifter i Tjänsten. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget hos SoftOne. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”.
SoftOne är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:
- du blir kund hos oss
- tjänsten startas upp
- du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
- du använder SoftOnes app
- du anmäler dig till någon av våra utbildningar
- du har en fråga och/eller kontaktar oss
- du besöker vår hemsida och accepterar cookies
Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
Vilka personuppgifter som behandlas varierar. När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt online-id hos oss för att kunna använda Tjänsten. Kunden kan komma att ladda upp bilder i Tjänsten, som då kommer att behandlas av oss. Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter och företagsuppgifter, samt behandla utbildningsuppgifter om kursen du gått. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-id, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
SoftOne samlar in personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. Vid användningen av SoftOne App godkänner du att SoftOne får tillgång till din kameramobil och bildgalleri för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten. Kontaktuppgifter, företagsuppgifter och information om vilken kurs du är deltagare på behövs för att fullgöra våra åtaganden för utbildningstjänster såsom att hantera din anmälan och fakturera. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärderingar och genomföra uppföljning som du samtycker till. När du kontaktar oss via någon av SoftOnes kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidrar även till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor. Besöker du SoftOnes hemsida samtycker du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.
Vilka delar vi personuppgifter med?
I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till SoftOne inom EU/EES. Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Vi delar personuppgifter om användare och kunder mellan bolagen inom koncernen när du har ett ärende till oss, om informationen behövs för att kunna hjälpa dig. Väljer du att aktivera en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integrationen kräver, vilket då sker på din begäran.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
SoftOne sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer SoftOne att radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.
Vilka rättigheter har du?
Du som registrerad hos SoftOne har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.