Toimiva henkilöstömitoitus on kaiken lähtökohta

SoftOne GO:n avulla saat suunnittelutyökalun budjetointiin, henkilöstön optimointiin, perusaikatauluun ja suunnitteluun sekä skenaarioihin yhdessä ja samassa paketissa. Avainluvut ovat aina käsillä ja näet muuttuvat ennusteet, kun suunnittelet muutoksia tai etsit korvaavia työntekijöitä.

Näet päivätasolla suunnitellut tuntimäärät sekä palkkakustannukset. Voit myös tarkastella ja pureutua syvemmälle tiettyihin työvuoroihin tai henkilöstöryhmiin.

Yleisnäkyminä toimivat selkeät käyttöliittymät ja värikoodatut työvuorot joita voidaan siirtää eri ihmisten välillä vetämällä ja pudottamalla. Myös tyhjiä työvuoroja voidaan helposti tarjota vapaana oleville työntekijöille, työaikasäännöt huomioiden.

Työvuoroon voidaan liittää erityisvaatimuksiin, joita verrataan käytettävissä olevan henkilöstön osaamiseen. Työntekijät voivat tarvittaessa itse ilmoittaa, haluavatko he työskennellä lisää ja koska he ovat käytettävissä tai estyneitä.

Aikataulut voivat olla operatiivisia, taktisia ja strategisia

Taktinen työvuorosuunnittelu, SoftOne termein ”Perusaikataulu” on työvuoropohja, johon voidaan tehdä alustava suunnitelma jolla täytetään työntekijöiden sopimustunnit ja varmistutaan työaikasääntöjen noudattaminen.

Kun perussuunnitelma on valmis, voidaan siirtyä strategiseen suunnitteluun. Poissaolot, vuorovaihdot, lisävuorot, sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä siitä, mitä työvuorosuunnittelija voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen ratkaisu tähän suunnitteluvaiheeseen on ns. ”Aktiivinen työvuorolista”, joka mahdollistaa tehokkaan perusaikataulun poikkeamien käsittelyn.

Keikkavuorojen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen ja vuorovaihdot ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa työvuorosuunnittelijan arkeen. Tietysti kaikki nämä toiminnot ovat myös helposti käytettävissä muutamalla suoraan mobiilisovelluksessa.

Joissain tapauksissa suunnittelu vaatii hieman ylimääräistä huolellisuutta, ts. strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa tähän ”Skenaariosuunnittelun”. Skenaariosuunnittelun avulla voit työskennellä epätyypillisten vaihteluiden ja kausien, kuten joulun tai kesän, kanssa ja tehostaa ajanjaksojen suunnitelmia ja suunnittelua. Tuleeko jouluviikosta hieman kiireisempi tänä vuonna? Simuloi muutoksia ja näe ennusteeseesi ja budjettiisi päivittyvän reaaliajassa. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen aikatauluun? Kopioi työvuorosuunnitelma valinnaisille ajanjaksoille ja tee vielä tarvittaessa pieniä muutoksia.

Kun olet lopettanut skenaarion suunnittelun, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten.

Tavoitteenamme on luoda markkinoiden tehokkain järjestelmä työvuorosuunnitteluun. Strateginen, taktinen ja toiminnallinen suunnittelu yhdessä työkalussa on SoftOne GO:n ratkaisu työvuorosuunnittelun haasteisiin.

Työskentele tehokkaasti operatiivisella tasolla

Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, todellisuus tuo aina mukanaan muutoksia. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, jolloin yrityksen resurssitarve voi yhtäkkiä kasvaa. Tilanteita voidaan hallita sekä matkapuhelimen että tietokoneen kautta. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä lisävuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.

Esimies voi julkaista vapaana olevat työvuorot, jotta työntekijät voivat toivoa näitä itselleen. Esimies voi myös lähettää vuorotarjouksen suoraan valituille työntekijöille, jolloin nopein työntekijä nappaa vuoron itselleen.

Myös työvuorotarjouksissa seurataan jatkuvasti kaikkia haluttuja ohjeistuksia, kuten työaikasääntöjä ja lepoaikoja. Myös osaamisvaatimukset otetaan huomioon kuten normaalissa työvuorosuunnittelussa.

Anna työntekijöiden olla mukana

SoftOne GO ei ole vain työnhallintajärjestelmä, vaan myös kanava, joka mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairastunut, muut työntekijät ovat jo pystyneet järjestelmämme avulla ratkaisemaan miehitysvajeen.

SoftOne GO varmistaa, että yrityksen johto ja esimiehet käyttävät aikansa ydinliiketoiminnan hoitamiseen oikean henkilöstön ja henkilöstömitoituksen avulla.

Jitain SoftOne GOn -työvuorosuunnittelun vahvuuksista

• Budjetti työaikaan, palkkakustannuksiin ja myyntiin
• Henkilöstöoptimointi tehtäviin ja toimituksiin
• Perussuunnitelma pitkän aikavälin suunnittelulle
• Aktiivisuunnittelu lyhyen aikavälin suunnittelua varten
• Suunniteltujen vuorojen palkkakustannukset suoraan aikataulunäkymässä
• Budjetin, resurssitarpeiden, perusaikataulun, työajan ja tulosten seuranta samassa näkymässä
• Avainluvut ja ennusteet
• Tehokas keikkahallinta ja tuuraukset
• Pätevyysvaatimusten, työaikasääntöjen ja saatavuuden jatkuva seuranta

Anna järjestelmän tehdä työt

Sisäänkirjaus vai poikkeamailmoitus? SoftOne GO:ssa voit kirjata työaika sekä poikkeamat, joka vaikuttavat TES-tulkintaan ja palkkaan. Sisäänkirjautuminen onnistuu leimauslaitteella, tabletilla tai mobiilissa. Poikkeamien rekisteröinti voidaan tehdä sekä mobiilisovelluksella että tietokoneella.

Työehtosopimuksen määräykset ja yhtiön paikalliset sopimukset kootaan työaikasopimukseksi. Aikasopimuksessa luodaan säännöt suunniteltuun työaikaan, toteutuneeseen työaikaan, poissaoloon, ylityöhön sekä muihin lisäyksiin ja vähennyksiin perustuen. Joustavilla aikasäännöillä SoftOne GO pystyy hallitsemaan suurimman osan kaikista työehtosopimuksista(TES-tulkinnat).

Aikasopimuksessa määritellään, mitkä henkilöstöryhmät saavat kirjata työaikaa mobiililla ja keiden tulee leimata itsensä töihin. Lisäksi määritellään mitä poikkeamia työntekijät voivat ilmoittaa itse ja ja voivatko työntekijät ilmoittaa sairaudesta suoraan sovelluksen kautta. Aikasopimusten kautta voidaan luoda erilaisia ​​saldoja ja hallita taukoja eri tavoin. Aikasopimukset sisältävät myös määräykset työaikalain seurannasta.

Työaika muuttuu palkanlaskijan materiaaliksi

SoftOne GO voidaan integroida useimpiin markkinoilla oleviin palkanlaskentajärjestelmii. Kun kaikki työaikaleimaukset on varmennettu, luodaan tiedosto, joka luetaan vastaanottavaan palkkajärjestelmään.

Joitain SoftOne GO -työajanseurannan  vahvuuksista

• Joustavat työaikasäännöt
• Leimauslaite tai asiakkaan oma laite, kuten tabletti.
• Poikkeamien rekisteröinti suoraan mobiilisovelluksessa
• Selkeä ja helppo tuntien hyväksyntä
• Täydelliset palkanlaskentaintegraatiot useimpiin markkinoiden palkkajärjestelmiin