SoftOne GO -järjestelmään on julkaistu uusi toiminto Viestit. Toiminto korvaa aiemman viestitoiminnon. Viesteissä näkyy mm. laskuntarkastuksen ja työvuorosuunnittelun viestit. Viestissä voi olla mukana liitteitä ja viestille voidaan asettaa vahvistus, että se on luettu ja ymmärretty. Viestin lähettäjä voi seurata onko vastaanottaja(t)  lukenut ja vahvistanut viestin.

Selaimessa viestit näkyvät oikealta avautuvassa laajennuksessa.

Viestit-toiminnossa on kolme osiota

• Saapuneet: Tässä osiossa näkyy kaikki saapuneet tiedotteet, joita ei ole poistettu. Viestin edessä on klemmarikuvake mikäli viesti sisältää liitteitä. Jos viesti vaatii vahvistuksen (luettu ja ymmärretty), sen perässä on valintaruutu. Valintaruutu on punainen, jos viestiä ei ole vahvistettu. Vahvistetun viestin valintaruutu on vihreä.
• Lähetetty: Tässä osiossa näkyvät käyttäjän lähettämät viestit. Käyttäjän toimien perusteella lähetetyt viestit näkyvät täällä myös. Tällaisia viestejä ovat mm. laskuntarkastusviestit ja työvuorosuunnittelusta lähteneet viestit.
• Poistetut: Poistetut viestit näkyvät tässä osiossa.

Viesti-osion saa laajennettua klikkaamalla otsikkorivin vasemmassa laidassa olevaa << kuvaketta. Viestin pääsee lukemaan tuplaklikkaamalla viestiä. Viestin lukuruudusta löytyy toiminnot Lähetä edelleen, Vastaa, Vastaa kaikille, Poista ja Peruuta. Mikäli viestin lähettäjä vaatii lukukuittauksen, on lukuruudussa lisäksi toiminto Luettu ja ymmärretty.

Viestejä voi merkitä luetuksi, lukemattomaksi tai poistaa valitsemalla käsiteltävät viestit ja valitsemalla halutun toiminnon hiiren oikealla avautuvasta valikosta.

Uuden viestin pääsee luomaan valitsemalla hiiren oikealla avautuvasta valikosta Uusi viesti tai painamalla plussa-kuvaketta Viestit-toiminnon otsakeriviltä.

Valitse laji -valikosta valitaan tapa, jolla viestin vastaanottajia valitaan. Vaihtoehdot ovat

• Käyttäjä: Vastaanottajaksi voidaan valita yksi tai useampi käyttäjä
• Luokka: Vastaanottajiksi voidaan valita tiettyyn luokkaan kuuluvat työntekijät
• Rooli: Vastaanottajiksi voidaan valita tiettyyn rooliin liitetyt käyttäjät
• Sopimusryhmä: Vastaanottajiksi valita tiettyyn sopimusryhmään kuuluvat työntekijät
• Vastaanottajaryhmä: Vastaanottajat määräytyvät vastaanottajaryhmän mukaan (vastaanottajaryhmiä perustetaan toiminnossa Hallinnoi > Asetukset > Rekisterit > Vastaanottajaryhmät)

Kun vastaanottajat on valittu, painetaan Siirrä vastaanottajiin.

Viesti kirjoitetaan Viesti-osiossa. Viesti-osiossa on lisäksi seuraavat toiminnot:

• Kopio sähköpostiin: Viesti lähetetään myös käyttäjän tiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen.
• Kopio tekstiviestinä: Viestistä lähetetään tieto käyttäjän tiedoissa olevaan puhelinnumeroon.
• Vaatii vahvistuksen: Viesti vaatii vahvistuksen vastaanottajalta. Viestin lähettäjä saa tiedon kun vastaanottaja(t) on vahvistanut viestin.

Liitteet-osiossa viestiin voidaan lisätä liitteitä.

SoftOne GO -järjestelmään on julkaistu uusi toiminto Dokumentit. Toimintoon voi lisätä yrityksen sisäisiä dokumentteja. Dokumentit voidaan asettaa dokumenttikohtaisesti näkyville vain valitulle vastaanottajaryhmälle. Dokumentit-toiminnossa käyttäjä näkee myös sellaiset työntekijätietoihinsa lisätyt dokumentit, jotka hänellä on oikeus nähdä. Dokumentille voidaan asettaa vahvistus, että se on luettu ja ymmärretty. Dokumentin asettaja voi seurata mitkä käyttäjät ovat lukeneet ja vahvistaneet dokumentin.

Selaimessa dokumentit näkyvät oikealta avautuvassa laajennuksessa.

Dokumentit-toiminnossa on kaksi osiota:

• Yleiset: Yleiset-osiossa näkyy Dokumentit-toiminnossa lisätyt dokumentit.
• Omat: Omat-osiossa näkyy käyttäjäkohtaiset dokumentit jotka on lisätty käyttäjän työntekijätietoihin ja jotka hänellä on oikeus nähdä.

Dokumenttia pääsee tarkastelemaan klikkaamalla Näytä dokumentti -kuvaketta tai valitsemalla hiiren oikealla avautuvasta valikosta Näytä dokumentti:

Tällöin dokumentti näytetään selainikkunassa.

Dokumentin voi myös ladata klikkaammalla latauskuvaketta tai valitsemalla hiiren oikealla avautuvasta valikosta Lataa dokumentti:

Dokumentin perässä on valintaruutu silloin kun dokumentti vaatii lukukuittauksen. Valintaruutu on punainen, jos dokumenttia ei ole kuitattu. Kuitatun dokumentin valintaruutu on vihreä. Kuittaus suoritetaan klikkaamalla dokumentin kohdalla hiiren oikealla ja valitsemalla Luettu ja ymmärretty.

Dokumentteja pääsee lisäämään kun roolilla on käyttöoikeus Hallitse > Asetukset > Dokumentit. Uusi dokumentti lisätään klikkaamalla plus-kuvaketta.

Dokumentti valitaan klikkaamalla latauskuvaketta Tiedostonimi-kentän päädyssä. Dokumentille annetaan nimi ja haluttaessa kuvaus. Seuraavaaksi dokumentille valitaan olemassaoleva hakemisto tai luodaan uusi hakemisto kirjoittamalla uuden hakemiston nimi Hakemisto-kenttään.

Lopuksi tehdään dokumentin julkaisuun vaikuttavat asetukset.

• dokumentille voi asettaa voimassaoloajan jolloin se näytetään
• dokumentille voi asettaa lukukuittauksen
• valitaan tarvittaessa ryhmä, jolle dokumentti näytetään (vastaanottajaryhmiä perustetaan toiminnossa Hallinnoi > Asetukset > Rekisterit > Vastaanottajaryhmät). Jos vastaanottajaryhmää ei ole valittu, dokumentti näytetään kaikille käyttäjille.

Dokumentin lisääjä pääsee katsomaan mitkä käyttäjät ovat lukeneet ja/tai vahvistaneet dokumentin. Lukeneet-osioon pääsee klikkaammalla dokumentin lopussa olevaa kynä-kuvaketta.