Tietosuojakäytäntö
Näin käsittelemme henkilötietojasi
Osapuolet ja vastuu henkilötietojesi käsittelystä
SoftOne AB (publ):556239-4717, Box 596, 101 31 Stockholm, on pilvipohjaisten ohjelmistojen ohjelmistotoimittaja, jota kutsutaan jäljempänä ”Palveluksi”. SoftOne on henkilötietojen käsittelijä asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn Palvelussa. Henkilötietojen rekisterinpitäjä Palvelussa tietojesi käsittelyssä on ”Asiakas”, joka on SoftOneen rekisteröity yritys. Sinua, joka olet käyttäjä ja jolla on omat kirjautumistietosi Palveluun, kutsutaan jäljempänä ”Käyttäjäksi”.
SoftOne on henkilötietojen rekisterinpitäjä, joka käsittelee meille jakamiasi henkilötietoja, kun:
- sinusta tulee asiakkaamme kanssamme
- palvelu käynnistyy
- saat kirjautumistiedot ja tulet Palvelun käyttäjäksi
- käytät SoftOnen sovellusta
- ilmoittaudut jollekin kursseistamme
- sinulla on kysyttävää ja/tai ota meihin yhteyttä
- vierailet verkkosivuillamme ja hyväksyt evästeet
Mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta?
Se, mitä henkilötietoja käsitellään, vaihtelee. Kun tilaat Palvelun, keräämme yhteystietosi ja yritystietosi. Kaikilla käyttäjillä on palveluun rekisteröityneet yhteystiedot, kirjautumistiedot ja online-tunnus. Asiakas voi ladata palveluun kuvia, jotka sitten käsittelemme. Ilmoittautuessamme kursseille tarvitsemme osallistujan yhteystiedot ja yritystiedot sekä prosessikoulutuksen tiedot suorittamastasi kurssista. Jos sinulla on kysyttävää tai otat meihin yhteyttä muuhun asiaan liittyen, henkilötietojen määrä ja mitä ne ovat, voivat vaihdella käytetyn viestintäkanavan mukaan. Henkilötietoluokkia ovat yleensä yhteystiedot, verkkotunnus, yritystiedot ja itse tapaus strukturoimattomana materiaalina, joka sisältää ne henkilötiedot, jotka olet päättänyt jakaa meille. Yksityiskohtainen luettelo eri luokissa esiintyvistä henkilötiedoista, missä tilanteissa ja mihin oikeusperustaan käsittely perustuu, löytyy liitteestä 1.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
SoftOne kerää henkilötietoja sinusta käyttäjänä ja asiakkaana tarjotakseen Palvelua, täyttääkseen sopimuksen mukaiset velvoitteensa sinua kohtaan ja tarjotakseen sinulle parhaan mahdollisen kokemuksen sekä Palvelusta että verkkosivustoltamme. Sitä tarvitaan, jotta voimme tunnistaa sinut, hallinnoida tiliäsi tilastotarkoituksiin ja suoramarkkinointiin (josta voit kieltäytyä). Tilauksen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja tarvitaan tilauksen käsittelyyn, laskutukseen ja kirjautumistietojen lähettämiseen. Kaikkia käyttäjien henkilötietoja tarvitaan, jotta voimme antaa sinulle pääsyn palveluun, voidaksesi käyttää palvelua, voidaksemme luoda sinulle asiakkaana hoitohistorian, voidaksemme tunnistaa itsesi ja tietää, mikä käyttäjät ja asiakkaat käyttävät palvelua. Kun käytät SoftOne-sovellusta, hyväksyt, että SoftOne saa pääsyn kamerasi matkapuhelimeen ja kuvagalleriaan, jotta voit ladata ja käsitellä kuviasi palvelussa. Yhteystiedot, yritystiedot ja tiedot siitä, mille kurssille osallistut, tarvitaan koulutuspalveluita koskevien sitoumustemme täyttämiseksi, kuten ilmoittautumisen ja laskutuksen hoitaminen. Käsittelemme tietoja myös arvioiden lähettämiseksi ja hyväksymäsi seurantatoimien suorittamiseksi. Kun otat meihin yhteyttä jonkin SoftOnen viestintäkanavan kautta, sinua koskevia tietoja käytetään tapauksen käsittelyyn, yhteydenottoon ja myös palvelumme parantamiseen tallentamalla tapauksen toistuvien kysymysten varalta. Jos vierailet SoftOnen verkkosivustolla, hyväksyt evästeiden käytön tietojesi käsittelyä varten.
Kenen kanssa jaamme henkilötietoja?
Kun käytämme tiettyjä ohjelmia tai toimintoja ohjelmissa, voimme jakaa henkilötietoja SoftOnen alihankkijoiden kanssa EU/ETA-alueella. Toimittajilla on vastaavat henkilötietojen käsittelyä koskevat velvoitteet, jotka sinä asiakkaana olet kanssamme sopinut ja jotka on määritelty henkilötietosuojasopimuksessa. Saatamme joutua jakamaan henkilötiedot muille konserniin kuuluville yrityksille, jotta voimme tarjota palvelua ja täyttää sitoumuksemme sinua kohtaan. Jaamme henkilötietoja käyttäjistä ja asiakkaista konserniin kuuluvien yritysten välillä, kun sinulla on meille asia, jos tietoja tarvitaan voidaksemme auttaa sinua. Jos päätät aktivoida tilin integroinnin palvelussa, jaamme kyseisen integroinnin edellyttämät henkilötiedot, mikä sitten tapahtuu pyynnöstäsi.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
SoftOne säilyttää henkilötietojasi asiakkaana niin kauan kuin asiakassuhde on olemassa tai se on tarpeen tässä käytännössä kuvattujen tarkoitusten saavuttamiseksi. Sopimuksen päätyttyä SoftOne poistaa tai anonymisoi tietosi kohtuullisessa ajassa irtisanomisen jälkeen, ellei jokin muu Suomen, Ruotsin tai eurooppalainen laki, tuomioistuin tai viranomainen toisin määrää. Tietosi voidaan tallentaa etujen tasapainon perusteella, jos ne ovat turvallisia tai taloudellisia.
Mitä oikeuksia sinulla on?
SoftOneen rekisteröityneenä sinulla on useita oikeuksia, joista sinun tulee olla tietoinen. Sinulla on oikeus veloituksetta kerran vuodessa, mikäli sinulla on perusteltu syy, pyytää rekisteristä ote siitä, mitä tietoja sinusta on rekisteröity. Joissakin tapauksissa sinulla on myös oikeus henkilötietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi oikaistuiksi, jos ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä tai harhaanjohtavia, ja oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, kunnes ne muuttuvat. Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi, mutta henkilötietoja ei voi poistaa, jos se on välttämätöntä sopimuksen täyttämiseksi tai jos muussa Ruotsin tai EU:n laissa, tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksessä toisin määrätään ja jos se perustuu etujen tasapainottamiseen. Mikäli uskot, että perusteltuja syitä ei ole tai että intressivertailu on virheellinen, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumus, tehdä käsittelystä valituksia tietosuojaviranomaiselle, vastustaa automaattista päätöksentekoa, profilointia ja vastustaa suoramarkkinointia.