Hyvin toimiva aikataulusuunnittelu on aika- ja henkilöstöratkaisun ydin. SoftOne GO:lla saat suunnittelutyökalun koko kululle budjetin ja henkilöstön optimoinnista perusaikatauluun, työaikatauluun ja suunniteltuihin tuloksiin yhdessä ja samassa näkymässä. Avainluvut ovat saatavilla sekä ennusteet, jotka voivat muuttua, kun suunnittelet muutoksia tai etsit korvaavia.

Aikataulut päivä kerrallaan

Päivä päivältä näet kuinka monta tuntia on suunniteltu ja mitkä palkkakustannukset lasketaan sekä päivältä että koko näytettävältä ajanjaksolta. Jos haluat tarkastella tiettyä henkilöstöluokkaa tai tietyntyyppistä työvuoroa, se toimii hyvin, jos käyttäjälläsi on tämä valtuutus.

Yleiskatsauksissa on selkeät käyttöliittymät ja erivärisiä työpasseja voidaan siirtää eri ihmisten välillä vetämällä ja pudottamalla. Vapaan työvuoron ympärillä on erillinen toiminto työajoineen, joita työntekijät voivat etsiä tai jotka voidaan lähettää esimieheltä työpyyntönä.

Työpassi voidaan liittää erikoisosaamisvaatimuksiin, jotka verrataan käytettävissä olevaan henkilöstöön. Henkilökunta voi itse ilmoittaa, haluavatko he työskennellä lisää ja milloin he ovat käytettävissä vai eivät.

Operatiivinen, taktinen ja strateginen aikataulusuunnittelu

Taktinen aikataulusuunnittelu, SoftOne termein ”Perusaikataulu” tarkoittaa, että varmistat, että aikataulu on perusasioissa oikein rullattu ja liittyy työntekijöiden sopimusaikaan eikä riko työaikasääntöjä. Tämä on myös asia, joka antaa työntekijöille varmuuden siitä, miltä heidän työaikansa näyttää.

Kun perussuunnitelma, strateginen suunnittelu, otetaan käyttöön, tullaan todellisuuteen. Poissaolot, vuorovaihdot, lisävuorot, sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä siitä, mitä aikatauluttaja voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen vastaus operatiiviseen aikataulusuunnitteluun on ns. ”Työaikataulu”, joka mahdollistaa tehokkaan perusaikataulusta poikkeamien käsittelyn.

Passipyyntöjen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen tai passin vaihtaminen ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa avuksi aikatauluttajan arkeen. Tietysti kaikki nämä toiminnot ovat myös helposti käytettävissä muutamalla painikkeen painalluksella suoraan mobiilisovelluksessa.

Ohjelmien ajoitus vaatii huolellisuutta

Näissä tapauksissa aikataulutus vaatii hieman ylimääräistä huolellisuutta, ts. strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa ”Skenaarion suunnittelun”. Skenaariosuunnittelun avulla voit työskennellä epätyypillisten kausien, kuten joulun tai kesän, kanssa ja tehostaa niitä näin. Tuleeko jouluviikko hieman ylimääräisenä tänä vuonna? Simuloi muutoksia ennusteeseesi tai budjettiisi ja katso, miten ne vaikuttavat avainlukuihisi. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen aikatauluun? Kopioi aikataulut valinnaisille ajanjaksoille ja tee tarvittaessa pieniä muutoksia.

Kun olet lopettanut työskentelyn aikataulujärjestelmässäsi, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten, heittää pois tai ottaa sen käyttöön työaikataulussa.

Tavoitteena on luoda markkinoiden tehokkain aikataulutyökalu, strateginen, taktinen ja toiminnallinen aikataulu on koottu yhteen paikkaan SoftOne GO:n vastauksessa aikataulutukseen: Aikataulusuunnittelu.

Työskentele tehokkaasti operatiivisessa todellisuudessa

Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, todellisuus tuo muutoksia. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, yrityksen resurssitarve voi yhtäkkiä kasvaa. Toimintatilanteita voidaan hallita sekä matkapuhelimen että tietokoneen kautta. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä lisätyövuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.

Esimies voi näyttää käytettävissä olevat työvuorot, jotta työntekijät voivat jonottaa töihin, tai esimies lähettää käytettävissä olevat työvuorot suoraan työpyyntönä tietyille työntekijöille, jolloin ensimmäisenä kyllä-vastaava on automaattisesti miehitetty nykyiseen työvuoroon.

Aikataulusuunnittelun muutoksissa noudatetaan jatkuvasti kaikkia käynnissä olevia valvontatoimia, kuten työaikasääntöjä, ja tunnusluvut lasketaan uudelleen uuteen tilanteeseen. Taitovaatimuksen mukaiset työvuorot tarkastetaan aivan kuten perusaikataulusuunnittelussa.

Anna työntekijöiden olla mukana

SoftOne GO ei ole vain työnhallintajärjestelmä, vaan myös järjestelmä, joka mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairas tai hänellä on lastenhoito, muut työntekijät ovat ehkä jo ratkaisseet henkilöstöasioitasi.

SoftOne GO varmistaa, että yritys, johtaja ja esimiehet käyttävät aikansa ydinliiketoiminnan hoitamiseen, eli saamalla oikean henkilöstön oikeaan paikkaan tehokkaan henkilöstön avulla.

Jotkut SoftOne GO -aikataulutuksen vahvuuksista

• Budjetti työaikaan, palkkakustannuksiin ja myyntiin
• Henkilöstön optimointi tehtäviin ja toimituksiin
• Perussuunnitelma pitkän aikavälin suunnittelulle
• Työaikataulu lyhyen aikavälin suunnittelua varten
• Suunniteltujen palkkakustannusten tulos suoraan aikataulunäkymässä
• Budjetin, resurssitarpeiden, perusaikataulun, työaikataulun ja tulosten seuranta samassa näkymässä
• Avainluvut ja ennusteet
• Tehokas vaihtohallinta
• Pätevyysvaatimusten, työaikasääntöjen, saatavuuden seuranta jatkuvasti

Virtaviivaista organisaatiotasi kaupan alalla henkilöstön optimoinnin ja aikataulusimuloinnin avulla

Henkilöstön optimoinnin tavoitteena on tietysti toiminnan tehostaminen. Mutta samalla tavoitteena on myös lisätä työntekijöiden hyvinvointia vähentämällä liian suuren tai liian alhaisen henkilöstön määrää – molemmat aiheuttavat stressiä.

Anna yrityksen tarpeiden ohjata henkilöstöä

Kuinka paljon resursseja yrityksesi todella tarvitsee kattaakseen yrityksen suunnitellut tehtävät? Käyttämällä henkilöstön optimointia saat optimaalisen henkilöstön joka kerta, ei enempää eikä vähempää.

Henkilöstön optimointi on yrityksen strategisen suunnittelun työkalu, jossa lähdetään liikkeelle liiketoiminnan tarpeista ja samalla hallitaan kustannuksia.

Liiketoiminnan resurssitarve perustuu todelliseen myyntiin, kiinteisiin tehtäviin ja toimituksiin. SoftOne GO voi luoda aikatauluehdotuksen luomalla sääntelykehyksen yrityksen aikataulusyklejä ja taukoja varten sekä lähettämällä työntekijöitä heidän taidoineen.

Aikatauluehdotusta voidaan sitten käyttää edelleen aikataulusuunnittelussa henkilöstön perusaikataulujen luomiseen. Liiketoiminnan resurssitarpeet otetaan jatkuvasti mukaan aikataulusuunnitteluun, jotta seurantaa voidaan tehdä jatkuvasti toiminnan muutoksissa. Haluatko tietää lisää? Katso esittelyvideomme.

SoftOne GO:n työllisyystiedot sisältävät tiedot, joita tarvitaan yrityksen henkilöstöstä voidakseen työskennellä aikataulusuunnittelun ja palkkaperustan kanssa. Palkkatiedot julkaistaan ​​myös tapauksissa, joissa palkkamoduulia käytetään.

Työntekijöillä itsellään on mahdollisuus täydentää omilla yhteystiedoillaan. Kuka näkee ja mitä työntekijöitä ohjataan toimintojen valtuutusjärjestelmän ja ihmisten valtuutusjärjestelmän kautta.

Jokaisesta työsuhteesta on mahdollista tulostaa työtodistus. Joissakin tapauksissa, joissa rinnakkaistyö on käynnissä, on mahdollista tulostaa myös työtodistuksia.

Henkilöstöluokat määräävät, ketkä ovat kenen kanssa työtovereita ja kuka on sertifiointipäällikkö. Työtoverit saavat usein nähdä toistensa aikataulun ja työvuorotyypin. Ilmoitukset lomahakemuksista lähetetään vain varmentajan johtajalle tai muulle henkilölle, jolla on samat valtuudet.

Sertifiointipäällikkö tai muu henkilö, jolla on samat valtuudet, voi vastaanottaa muistutuksia mm. alan kokemusta ja ikää.

Osaamisen hallinta

Osaamiskartoituksen tarkoituksena on varmistaa, että yrityksillä on oikeat taidot pystyä rakentamaan tehokkaita tiimejä ja toteuttamaan strategioitaan ja saavuttamaan tavoitteita.

SoftOnen osaamisvajetyökalun avulla voit helposti tunnistaa työntekijöiden osaamiset ja verrata niitä työntekijän asemaan ja siten tunnistaa osaamisvaje.

Varmista, että sinulla on oikeat taidot oikeassa paikassa

Sen lisäksi, että voit työskennellä osaamisvajeilla esimerkiksi koulutuskurssien suunnittelussa, voit käyttää osaamisvertailua myös aikataulusi suunnittelussa. Jos käytät toimintoa tarpeiden optimointiin, tämä ottaa osaamisen huomioon palveluita luotaessa.

Saat apua sen selvittämiseen, ketkä työntekijät voivat ottaa työvuoron jonkun poissa ollessa. Valituissa työvuoroissa voit linkittää nykyiset vaatimukset kompetensseihin, jotka sitten verrataan työntekijöihin. SoftOne GO ottaa huomioon nykyiset työaikasäännöt ja ketkä työntekijät ovat ilmoittaneet haluavansa tehdä lisävuoroja ja ovat käytettävissä kulloinkin.

Soittaa puhelimella

Haastatteluissa dokumentoidaan esimerkiksi esittely, kehityshaastattelu, palkkahaastattelu, kuntoutushaastattelu tai erohaastattelu. Yleensä välittömällä esimiehellä on pääsy keskusteluun, mutta on mahdollista luoda erityisiä valtuuksia niin, että esimerkiksi vain henkilöstöpäällikkö ja työntekijä pääsevät siihen.

Kaikki keskustelut tallennetaan, joten voit aina palata katsomaan, mitä olet sopinut. Samalla voit dokumentoida, ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan säilyttää.

Jotkut SoftOne GO -työntekijöiden ja HR-tuen vahvuuksista

• Valtuutusjärjestelmä sekä toiminnoille että henkilöille
• Työntekijä voi itse syöttää yhteystiedot
• Työtodistukset voidaan tulostaa eri työsuhteisiin
• HR kutsuu mm. koetyö voidaan säästää
• Työntekijän taidot voidaan tallentaa
• Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan ladata
  GDPR-suojattu tiedonhallinta