Kysymyksiä ja vastauksia SoftOne Groupin konsernin johtajan ja perustajan Håkan Lordin kanssa.
Miten näet tilanteen, joka seuraa Koronan puhkeamisen seurauksena?
Olemme kohdanneet kriisin, jonka seurauksia emme vielä kokonaan tiedä. Humanitaarisen näkökannan tulee olla etusijalla, mutta samalla asioita tulee katsoa pitkällä aikavälillä lieventääksemme seurauksia yhteiskunnan näkökulmasta, kun tämä aika on ohi.
Koronakriisi vaikuttaa meihin kaikkiin, ja se vaikuttaa erilaisiin yrityksiin eri tavoin. Jokaisen tulee tehdä parhaansa vallitsevissa olosuhteissa. Me SoftOne:lla olemme pilvipalveluiden tarjoajana pystyneet siirtymään melko helposti etätyöhön. Teemme kaikkemme työntekijöidemme suojelemiseksi, myötävaikuttaaksemme positiivisesti yhteiskuntaan ja samalla turvataksemme liiketoimintaamme, sekä sitoutumisemme asiakkaisiimme.
Tällä hetkellä kannustetaan kotoa työskentelyyn. Kuinka SoftOne GO toimii, kun et työskentele konttorilla?
SoftOne GO on täysin pilvipohjainen. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaamme voivat tehdä päivittäisiä työtehtäviään järjestelmällään, missä ikinä ovatkaan ja riippumatta siitä ovatko he tietokoneella, puhelimella vai tabletilla. Tarvitaan vain Internet-yhteys ja kirjautuminen.
Monien ihmisten täytyy olla myös fyysisesti läsnä työpaikoillaan. Kuinka he voivat parhaiten hyödyntää SoftOne GO:ta?
Monilla SoftOne:n asiakkaista on yhteiskunnan kannalta kriittisiä toimintoja ja heidän fyysinen läsnäolonsa työpaikalla on välttämätöntä yhteiskunnan normaalien toimintojen ylläpitämiseksi. Esimerkkejä on lukuisia, mutta tunnemme suurta kunnioitusta ICA:a, Axfooda, sähkö- ja LVI-asennusyrityksiä, verkkokauppoja kuten Mathemia, sekä terveydenhuollon työntekijöitä kohtaan, jotka jatkavat työtä paikan päällä olosuhteiden sallimassa puitteissa. Näkökantamme SoftOne:ssa on, että noudatamme viranomaisten suosituksia ja työskentelemme kotona auttaaksemme niitä, jotka eivät siihen pysty. Tuemme asiakkaitamme takaamalla ohjelmistomme toiminnan. Tämä on ja tulee olemaan ensisijainen fokuksemme tulevasta kehityksestä riippumatta. Asiakkaamme ovat riippuvaisia hyvin toimivasta yritystuesta sekä työtä helpottavasta pilvitekniikasta. Riippumatta siitä, missä työskentelet fyysisesti, kaikki SoftOne GO:n käyttäjät voivat olla varmoja siitä, että järjestelmä toimii. Se sisältää sekä ohjelmistomme että palvelusitoumuksemme asiakkaitamme kohtaan pitäen sisällään tuen, konsultoinnin, palkanlaskennan, ulkoistamisen ja jatkuvan kehityksen.
Kukaan meistä ei tällä hetkellä tiedä miten kriisi kehittyy, mutta riippumatta siitä mitä tapahtuu, asiakkaamme saavat päivitetyt tiedot muutoksista henkilöstössämme, jolla on vaikutusta heihin.
Koronakriisin keskellä hallitus on antanut uusia säännöksiä. Kuinka nämä vaikuttavat SoftOne GO:hon ja SoftOne:n asiakkaisiin?
Mikään tähän mennessä käyttöönotetuista säännöksistä ei edellytä toimenpiteitä asiakkailtamme. Järjestelmissä voidaan työskennellä normaalisti. Työntekijöiden ja yritysten tulee kuitenkin reagoida muutoksiin, mutta tämä tapahtuu SoftOne GO:n ulkopuolella.
Mitkä SoftOne GO:n ominaisuudet helpottavat yrityksiä kohtaamaan Koronakriisin aiheuttamat koettelemukset?
SoftOne GO:n suunnitelu- ja henkilöstötyökalulla on tärkeä rooli. Monille asiakkaillemme on erittäin tärkeää pystyä optimoimaan henkilöstö nykyisen tilanteen perusteella, joka voi muuttua nopeastikin. Suunnittelutyökalumme luo edellytykset henkilöstön oikeanlaiselle miehitykselle oikeaan aikaan. Tämä on tärkeää, mikäli työmäärä lisääntyy kuten ruokakaupoissa tällä hetkellä mutta myös kun työmäärä vähenee henkilöstön sairastuessa. Esimerkiksi sairastuessasi voit ilmoittaa siitä itse, mikä johtaa siihen, että passisi/lupasi merkitään vapaana olevaksi ja voidaan joustavasti siirtää toisen työntekijän käytettäväksi.
Suunnittelukalun avulla voit hallita yritystä. Valitettavasti joudumme varautumaan siihen, että monet ihmiset sairastuvat ja siksi sitä käsitellään järjestelmän sallimissa puitteissa.
Asiakkaamme voivat kokea turvalliseksi tiedon siitä, että tarjoamme väliaikaista ja pitkäaikaista palkkahuoltoa. Koska yritysjärjestelmämme on käyttäjäperusteinen, voimme helposti auttaa ja tukea asiakkaitamme tarpeen ilmetessä, tässä tapauksessa sairausloma palkkahallinnon osastolla.
Kuinka SoftOne GO:ta voidaan käyttää kommunikointivälineenä?
Kuten tiedämme, ohjeistuksia ja säännöksiä voidaan muuttaa päivittäin ja on tärkeää, että kaikki organisaatiossa saavat tiedon siitä, kuinka yrityksessäsi tulee toimia. Hyvin toimiva sisäinen viestintä on äärimmäisen tärkeää toiminnan tuottavuuden ylläpitämiseksi, sekä työntekijöiden turvallisuuden kannalta, joka on yhtenä huolenaiheena.
SoftOne GO:lla on useita viestintävälineitä, jotka helpottavat viestinnän kulkua organisaatiossa, mutta myös varmistavat, että henkilökunta on ajan tasalla ajankohtaisista uutisista sekä tulevista toimista. Tiedostoarkiston/asiakirjahallinnan avulla pääsee käsiksi asiakirjoihin ja tietoihin, jotka koskettavat koko yritystä ja henkilöstöä. GO Mail -sovellusta voidaan käyttää myös viestimiseen kohdennetuille vastaanottajaryhmille. Niille asiakkaille, jotka käyttävät leimauspäätettä näitä voidaan käyttää myös uutisviestien lähettämisessä. Merkinnät voidaan näyttää niille työntekijöille, joita ne koskevat aikataulun mukana.
Ilmoitukset auttavat asiakkaita päivittämään tai pitämään ajan tasalla yrityksen viimeisimmistä tapahtumista, sekä varmistamaan, että henkilökunta ei jää mistään tärkeästä paitsi.
Asiakkaamme voivat käyttää viestintävälineitä sekä verkossa että mobiilisovelluksessa. Tämä luo tehokkaan ja selkeän viestintävirran yrityksen sisällä ilman, että toimia järjestelmän ulkopuolella vaadittaisiin.
Monet yritykset joutuvat taloudellisten ponnistelujen äärelle. Miten SoftOne GO pystyy auttamaan heitä?
Saat selkeän yleiskuvan yrityksen todellisista ja suunnitelluista kustannuksista, kuten henkilöstökuluista, ja voit suunnitella ja mukauttaa yritystäsi sen mukaan. Saat myös tehokkaita rutiineja esimerkiksi käsitelläksesi ostolaskuja , laskutusta ja jatkuvaa kirjanpidon ja likviditeetin seurantaa missä tahansa.
Millaisia suosituksia antaisit SoftOne:n asiakkaille?
Suosittelen SoftOnen asiakkaita hyödyntämään täysimääräisesti SAUMA ja SoftOne GO-sovelluksia. SoftOne GO:lla on ominaisuuksia, jotka hyödyttävät entistäkin enemmän tässä vallitsevassa tilanteessa, jossa olemme.
Miten pystytte tukemaan asiakkaitanne käytännössä?
Mikäli asiakkaamme tarvitsevat tukea, olemme täällä. Konsulttimme ovat tavoitettavissa Skype- , Teams- tai muiden etätyökalujen välityksellä, mikäli tarvetta ilmenee johonkin toimintoon liittyvään koulutukseen sen täysimääräiseksi hyödyntämiseksi. Tuoteasiantuntijamme ovat myöskin käytettävissä ja auttamassa Sinua järjestelmää koskevissa kysymyksissä. Tämä onnistuu vakituisten yhteydenpitokanavien sekä digitaalisen asiakaskeskuksemme kautta.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, otetaan toisemme huomioon ja osoitetaan nöyryyttä haasteisiin, joita kaikki kohtaamme. Pitäkää huoli itsestänne ja toisistanne.
