En väl fungerande schemaplanering är hjärtat i en lösning för tid och bemanning. Med SoftOne GO får du ett planeringsverktyg för hela flödet från budget & bemanningsoptimering, till grundschema, arbetsschema och planerat utfall i en och samma vy. Nyckeltal finns tillgängliga liksom prognoser som kan ändras under tiden du planerar för ändringar eller söker ersättare.

Schemaplanering dag för dag

Dag för dag ser du hur många timmar som är planerade samt vilken lönekostnad som är beräknad både per dag och för hela den visade perioden. Vill du titta på en viss personalkategori eller en viss typ av arbetspass så går det utmärkt om din användare har den behörigheten.

Översikterna har tydliga gränssnitt och arbetspass i olika färger kan flyttas mellan olika personer med drag-and-drop-funktioner. Det finns en egen funktion runt lediga pass med arbetstider som de anställda kan söka eller som kan skickas som en förfrågan om arbete från en arbetsledare.

Arbetspassen kan knytas till krav på särskilda kompetenser som matchas mot tillgänglig personal. Personalen kan själva ange om de vill arbeta mer och när de är tillgängliga eller inte.

Operativ, taktisk och strategisk schemaplanering

Den taktiska schemaplaneringen, i SoftOne-termer: “Grundschemat”, innebär att du säkerställer att schemat är korrekt utrullat i grunden och förhåller sig till de anställdas kontrakterade tid samt inte bryter några arbetstidsregler. Detta är även något som inger en säkerhet till de anställda om hur deras arbetstider ser ut.

När grundschemat, den strategiska planeringen, är utrullat kommer vi till verkligheten. Frånvaro, pass-byten, extra-pass, hitta vikarier är exempel på vad en schemaläggare kan stöta på i sitt dagliga arbete. SoftOnes svar på den operativa schemaplaneringen är det så kallade “Arbetsschemat” som möjliggör en effektivisering i hantering av avvikelser från grundschemat.

Skicka passförfrågningar, ersätta frånvaro eller byta pass är bara några fåtal exempel på vad SoftOne erbjuder i mån av att hjälpa schemaläggarens vardag. Självklart finns alla dessa funktioner även lättillgängliga med några knapptryck direkt i mobilappen.

Schemaläggningsprogram kräver omtanke

I de fallen schemaläggningen kräver lite extra omtanke, d.v.s. ett strategiskt tänkande, erbjuder SoftOne “Scenarioplaneringen”. Med scenarioplaneringen kan du laborera med avvikande perioder såsom julen eller sommaren och på så sätt effektivisera dem. Blir julveckan lite extra het i år? Simulera förändringar av din prognos eller budget och ser hur dina nyckeltal påverkas. Var du nöjd med förra årets påskschema? Kopiera över scheman till valfria perioder och gör småjusteringar om krävs.

När du laborerat klart i ditt schemaläggningssystem, kan du spara den till senare, kasta bort den eller rulla ut den i arbetsschemat.

Med målet att skapa det effektivaste schemaläggningshjälpmedlet på marknaden finns det strategiska, taktiska och operativa schemat allt samlat på ett ställe i SoftOne GOs svar på schemaläggning: Schemaplaneringen.

Arbeta effektivt i den operativa verkligheten

Hur väl du än har planerat de anställdas schema så kommer verkligheten med förändringar. De anställda söker ledigt eller blir sjuka, verksamhetens behov av resurser kanske plötsligt ökar. Operativa situationer kan hanteras via både mobilen och via din dator. De anställda kan både söka ledighet eller finna extra arbetspass via mobilapplikationen eller via sin dator.

En arbetsledare kan synliggöra lediga arbetspass som de anställda kan ställa sig i kö för att få arbeta, eller så skickar arbetsledare de lediga arbetspassen direkt som en arbetsförfrågan till vissa anställda där första som svarar Ja automatiskt är bemannad på aktuellt arbetspass.

Vid förändringar av schemats planering följer alla löpande kontroller, som till exempel arbetstidsregler, hela tiden med och nyckeltal räknas om till den nya situationen. Arbetspass med krav på kompetens kontrolleras precis som vid den grundläggande schemaplaneringen.

Låt de anställda vara delaktiga

SoftOne GO är inte bara ett arbetsledningssystem utan också ett system som ger delaktiga medarbetare. När du som arbetsledare vaknar upp på morgonen och ser att en anställd är sjuk eller har vård av barn så kan andra anställda redan ha löst din bemanning.

SoftOne GO ser till att företaget, chef och arbetsledare lägger tiden på att driva kärnverksamheten och det är genom att ha rätt personal på rätt plats genom en effektiv bemanning.

Några av styrkorna med SoftOne GO Schemaplanering

• Budget för arbetstimmar, lönekostnad och försäljning
• Bemanningsoptimering för arbetsuppgifter och inleveranser
• Grundschema för den långsiktiga planeringen
• Arbetsschema för den kortsiktiga planeringen
• Utfall av planerad lönekostnad direkt i schemavyn
• Uppföljning av budget, resursbehov, grundschema, arbetsschema och utfall i samma vy
• Nyckeltal och prognoser
• Effektiv ersättarhantering
• Uppföljning av kompetenskrav, arbetstidsregler, tillgänglighet löpande
•  

Effektivisera din organisation inom Handel med Bemanningsoptimering & Schemasimulering

Målet med bemanningsoptimeringen är förstås att effektivisera verksamheten. Men samtidigt så är målet även att öka trivseln för de anställda genom att minska antalet tillfällen med för hög eller för låg bemanning – som båda skapar stress.

Låt verksamhetens behov styra bemanningen

Hur många resurser behöver din verksamhet egentligen för att täcka företagets planerade arbetsuppgifter? Genom att använda bemanningsoptimering så får du fram din optimala bemanning för varje tidpunkt, varken mer eller mindre.

Bemanningsoptimering är företagets verktyg för den strategiska planeringen där man utgår från verksamhetens behov samtidigt som man får kontroll på kostnaderna.

Verksamhetens behov av resurser baseras på verklig försäljning, fasta arbetsuppgifter samt inleveranser. Genom att sätta upp ett regelverk för verksamhetens schemacykler och raster samt lägga upp tillgängliga medarbetare med deras kompetenser så kan SoftOne GO skapa ett schemaförslag.

Schemaförslaget kan sedan användas vidare i schemaplaneringen för att skapa grundscheman till personalen. Verksamhetens resursbehov följer hela tiden med under schemaplaneringen så att uppföljning kan ske löpande vid operativa förändringar. Vill du veta mer? Titta gärna på vår introduktionsfilm.

Anställningsuppgifterna i SoftOne GO innehåller den information som behövs om personalen i verksamheten för att kunna arbeta med schemaplanering och skapa ett löneunderlag. Löneuppgifter läggs också upp i de fall som lönemodulen används.

De anställda har själva möjlighet att komplettera med sina egna kontaktuppgifter. Vem som ser vad om vilka anställda styrs via ett behörighetssystem för funktioner samt ett behörighetssystem för personer.

För varje anställning så är det möjligt att skriva ut ett anställningsbevis. I del fall som parallella anställningar pågår så är det möjligt att skriva ut anställningsbevis även för detta.

Personalkategorier styr vilka som är kollegor med vem samt vem som är attesterande chef. Kollegor tillåts ofta att se varandras planerade schematid samt typ av arbetspass. Meddelanden om ledighetsansökningar går endast till attesterande chef eller annan med samma behörighet.

Attesterande chef eller annan med samma behörighet kan få påminnelser om tex. branschvana och uppnådd ålder.

Kompetenshantering

Kompetenskartläggning handlar om att säkerställa att företag har rätt kompetens för att kunna bygga effektiva team och genomföra sina strategier och nå mål.

Med SoftOnes verktyg för kompetensgap kan du enkelt identifiera kompetenser bland dina medarbetare och jämföra dessa mot medarbetarens tjänst och på så sätt få fram ett kompetensgap.

Säkerställ att du har rätt kompetens på rätt plats

Förutom att du kan arbeta med kompetensgap för att t ex planera utbildningar så kan du också använda kompetensjämförelsen när du schemaplanerar. Använder du funktionen för behovsoptimering så tar denna hänsyn till kompetenser när tjänster genereras.

Du får hjälp att se vilka anställda som kan ta ett arbetspass när någon är frånvarande. På valda arbetspass kan du knyta aktuella krav på kompetenser som sedan matchas mot de anställda. SoftOne GO tar hänsyn till gällande arbetstidsregler och vilka anställda som angett att de önskar att arbeta extrapass samt är tillgängliga den aktuella tiden.

Samtal

Samtal handlar om att dokumentera t ex introduktion, utvecklingssamtal, lönesamtal, rehabiliteringssamtal eller avgångsintervju. Närmaste chef har normalt tillgång till samtalet men det går att skapa särskilda behörigheter så att t ex endast en HR-chef och den anställde har tillgång till detta.

Alla samtal sparas så att man alltid kan gå tillbaka och se vad man kom överens om. Samtidigt kan du dokumentera vilka som har deltagit i samtalet. Dokument kan lagras tillhörande den anställda.

Några av styrkorna med SoftOne GO Anställda och HR-stöd

• Behörighetssystem för både funktioner och personer
• Kontaktinformation kan anges av den anställde själv
• Anställningsbevis kan skrivas ut för olika anställningar
• HR-samtal för t.ex. provanställning kan sparas
• Den anställdas kompetenser kan lagras
• Dokument kan laddas upp tillhörande en anställd
• GDPR-säkrad informationshantering