Med SoftOne GO får du ett systemstöd för hela er verksamhetsprocess för arbetstid. Från budget och behov, till schemaplanering, attest och löneutbetalning! Att ha rätt antal anställda, med rätt kompetenser, på rätt plats ger inte bara kvalitet utan också att verksamheten betalar för exakt de resurser som faktiskt behövs. Genom att visa hur väl den aktuella bemanningen stämmer med budget så vet du i förväg företags kommande lönekostnader.
SoftOne GO är inte bara ett bemanningssystem utan också ett HR-system som skapar engagerande medarbetare som stärker er företagskultur. När du som chef vaknar upp på morgonen och ser att en anställd är sjuk kan andra anställda redan ha löst din bemanning. Med SoftOne GO kan du som företag, och chef fokusera på er kärnverksamheten och säkerställa att rätt medarbetare är på rätt plats.
Hur många resurser behöver din verksamhet egentligen för att täcka företagets planerade arbetsuppgifter? Behöver ni hjälp med schemaläggning? Genom att använda bemanningsoptimering så får du fram din optimala bemanning för varje tidpunkt, varken mer eller mindre. Håller du dig sedan till planen får du en ökad kontroll över dina kostnader. Inkludera budget och du ser hela flödet från budget till planerad lönekostnad i en och samma vy!
Avvikelser från planerad tid som övertid och frånvaro behöver kontrolleras, medan normal arbetad tid kan attesteras automatiskt med ett regelverk som är styrbart utifrån dina krav. Med en intelligent automatattest attesterar systemet allt ett mänskligt öga inte behöver titta på. Du ser bara det som du behöver fatta ett beslut om och åtgärda.
Lönehantering i SoftOne GO är byggd på den attesterade tiden som redan är kontrollerad och godkänd. Vägen till löneutbetalningen blir väldigt smidig och enkel. Om något skulle behöva korrigeras görs detta en gång och leder till en automatisk omräkning av lönen. Det traditionella årsskiftet behöver du inte heller längre ta hänsyn till, det är bara att arbeta vidare.
En väl fungerande schemaplanering är hjärtat i en lösning för tid och bemanning. Med SoftOne GO får du ett planeringsverktyg för hela flödet från budget & bemanningsoptimering, till grundschema, arbetsschema och planerat utfall i en och samma vy. Nyckeltal finns tillgängliga liksom prognoser som kan ändras under tiden du planerar för ändringar eller söker ersättare.
Dag för dag ser du hur många timmar som är planerade samt vilken lönekostnad som är beräknad både per dag och för hela den visade perioden. Vill du titta på en viss personalkategori eller en viss typ av arbetspass så går det utmärkt om din användare har den behörigheten.
Översikterna har tydliga gränssnitt och arbetspass i olika färger kan flyttas mellan olika personer med drag-and-drop-funktioner. Det finns en egen funktion runt lediga pass med arbetstider som de anställda kan söka eller som kan skickas som en förfrågan om arbete från en arbetsledare.
Arbetspassen kan knytas till krav på särskilda kompetenser som matchas mot tillgänglig personal. Personalen kan själva ange om de vill arbeta mer och när de är tillgängliga eller inte.
Den taktiska schemaplaneringen, i SoftOne-termer: ”Grundschemat”, innebär att du säkerställer att schemat är korrekt utrullat i grunden och förhåller sig till de anställdas kontrakterade tid samt inte bryter några arbetstidsregler. Detta är även något som inger en säkerhet till de anställda om hur deras arbetstider ser ut.
När grundschemat, den strategiska planeringen, är utrullat kommer vi till verkligheten. Frånvaro, pass-byten, extra-pass, hitta vikarier är exempel på vad en schemaläggare kan stöta på i sitt dagliga arbete. SoftOnes svar på den operativa schemaplaneringen är det så kallade ”Arbetsschemat” som möjliggör en effektivisering i hantering av avvikelser från grundschemat.
Skicka passförfrågningar, ersätta frånvaro eller byta pass är bara några fåtal exempel på vad SoftOne erbjuder i mån av att hjälpa schemaläggarens vardag. Självklart finns alla dessa funktioner även lättillgängliga med några knapptryck direkt i mobilappen.
I de fallen schemaläggningen kräver lite extra omtanke, d.v.s. ett strategiskt tänkande, erbjuder SoftOne ”Scenarioplaneringen”. Med scenarioplaneringen kan du laborera med avvikande perioder såsom julen eller sommaren och på så sätt effektivisera dem. Blir julveckan lite extra het i år? Simulera förändringar av din prognos eller budget och ser hur dina nyckeltal påverkas. Var du nöjd med förra årets påskschema? Kopiera över scheman till valfria perioder och gör småjusteringar om krävs.
När du laborerat klart i ditt schemaläggningssystem, kan du spara den till senare, kasta bort den eller rulla ut den i arbetsschemat.
Med målet att skapa det effektivaste schemaläggningshjälpmedlet på marknaden finns det strategiska, taktiska och operativa schemat allt samlat på ett ställe i SoftOne GOs svar på schemaläggning: Schemaplaneringen.
Hur väl du än har planerat de anställdas schema så kommer verkligheten med förändringar. De anställda söker ledigt eller blir sjuka, verksamhetens behov av resurser kanske plötsligt ökar. Operativa situationer kan hanteras via både mobilen och via din dator. De anställda kan både söka ledighet eller finna extra arbetspass via mobilapplikationen eller via sin dator.
En arbetsledare kan synliggöra lediga arbetspass som de anställda kan ställa sig i kö för att få arbeta, eller så skickar arbetsledare de lediga arbetspassen direkt som en arbetsförfrågan till vissa anställda där första som svarar Ja automatiskt är bemannad på aktuellt arbetspass.
Vid förändringar av schemats planering följer alla löpande kontroller, som till exempel arbetstidsregler, hela tiden med och nyckeltal räknas om till den nya situationen. Arbetspass med krav på kompetens kontrolleras precis som vid den grundläggande schemaplaneringen.
SoftOne GO är inte bara ett arbetsledningssystem utan också ett system som ger delaktiga medarbetare. När du som arbetsledare vaknar upp på morgonen och ser att en anställd är sjuk eller har vård av barn så kan andra anställda redan ha löst din bemanning.
SoftOne GO ser till att företaget, chef och arbetsledare lägger tiden på att driva kärnverksamheten och det är genom att ha rätt personal på rätt plats genom en effektiv bemanning.
Några av styrkorna med SoftOne GO Schemaplanering
Närvaroregistrering eller avvikelseregistrering? I SoftOne GO kan du hantera båda sätten att registrera den arbetade tiden som är underlaget för löneutbetalningen. Närvaro kan registreras via tidterminal eller pekskärm och avvikelseregistrering kan göras både via mobilapplikation och dator.
Kollektivavtalets regelverk tillsammans med verksamhetens regler för olika personalkategorier sammanförs i ett tidavtal. Tidavtalet skapar löneunderlaget baserat på planerad tid, den arbetade tiden, frånvaro, övertid och övriga tillägg och avdrag. Med flexibla tidregler klarar SoftOne GO av att hantera majoriteten av alla kollektivavtal.
Tidavtalet styr vilka personalkategorier som kan ange vilka avvikelser samt om de anställda kan sjukanmäla sig själva. Olika saldon kan skapas och raster kan hanteras på olika sätt genom tidavtalen. Tidavtalen innehåller även regelverket för uppföljningen mot arbetstidslagen.
Använder du vår lönemodul så är löneunderlaget klart för löneutbetalning när den arbetade tiden är attesterad. Vill du att de anställda klarmarkerar sina tider eller att arbetsledare förattesterar så klarar SoftOne GO det alldeles utmärkt. Påminnelser för attest finns för alla olika nivåer.
Har du idag ett annat lönesystem, kan SoftOne GO integreras mot de flesta lönesystem som finns på marknaden idag. När alla tider är attesterade så skapas en fil som läses in i mottagande lönesystem.
Integrationen mellan schema, tid och lön i SoftOne GO gör att du bara behöver göra administrationen en gång. Lönen uppdateras i realtid med tillkommande avvikelser i form av ersättningar eller avdrag.
Lön kan enkelt beskrivas som Antal x Pris = Belopp. Det svåra i formeln är inte Pris (löneberäkning) utan att antal (tidrapportering) blir korrekt. För att lyckas med en effektiv löneadministration så handlar det om att hålla schemaplaneringen uppdaterad så att automatattesten fungerar som den ska i tidrapporteringen.
På det sätt lönen är upplagt jobbar du inte med öppna och stängda perioder utan så långt som du lagt löneperioder kan du se preliminär lön. Det gör att du får full kontroll på verksamhetens lönekostnader.
Med den retroaktiva löneberäkningen får den anställde den lön som hen skulle ha fått om alla fakta varit kända vid ordinarie löneberäkning. Systemet beräknar automatiskt om både ersättning och avdrag för respektive period.
En annan unik funktion är ”vänd transaktion”. Om du t.ex. registrerat semester på en dag och betalat ut denna före det var känt att det skulle vara sjuk är det bara att ”vända på” semestern och registrera sjuk. Båda transaktionerna kommer automatisk med i den löneperiod som du valt.
API-kopplingar till Skatteverket förenklar din administration. En stor fördel är att t.ex. bilförmåner läses in automatiskt.
SoftOne GO Lönehantering gör Semesterårsskiftet enkelt.
Säkerheten i SoftOne GO Lönehantering ges via rättigheter per användare där varje anställd tilldelas de rättigheter de behöver i sin tjänst för att själva kunna administrera sina tider, frånvaro och andra avvikelser. Den individuella lönespecifikationen kan enkelt hämtas via appen eller via valfri plattform.
Några av styrkorna med SoftOne GO Lönehantering
Målet med bemanningsoptimeringen är förstås att effektivisera verksamheten. Men samtidigt så är målet även att öka trivseln för de anställda genom att minska antalet tillfällen med för hög eller för låg bemanning – som båda skapar stress.
Hur många resurser behöver din verksamhet egentligen för att täcka företagets planerade arbetsuppgifter? Genom att använda bemanningsoptimering så får du fram din optimala bemanning för varje tidpunkt, varken mer eller mindre.
Bemanningsoptimering är företagets verktyg för den strategiska planeringen där man utgår från verksamhetens behov samtidigt som man får kontroll på kostnaderna.
Verksamhetens behov av resurser baseras på verklig försäljning, fasta arbetsuppgifter samt inleveranser. Genom att sätta upp ett regelverk för verksamhetens schemacykler och raster samt lägga upp tillgängliga medarbetare med deras kompetenser så kan SoftOne GO skapa ett schemaförslag.
Schemaförslaget kan sedan användas vidare i schemaplaneringen för att skapa grundscheman till personalen. Verksamhetens resursbehov följer hela tiden med under schemaplaneringen så att uppföljning kan ske löpande vid operativa förändringar. Vill du veta mer? Titta gärna på vår introduktionsfilm.
Med en inbyggd hierarkisk ekonomisk struktur för kedjor och filialer kan verksamheten ta tillvara på styrkan av såväl central som regional och lokal överblick och styrning. Enkelt beskrivet är det ett sätt att sätta upp den organisatoriska strukturen som underlättar administrationen och uppsättningen av systemet vilket gör SoftOne GO lätthanterligt.
Den organisatoriska och ekonomiska strukturen är sammanflätad och bygger på en kontohierarki. Uppsättningen gör det enkelt för företag med många enheter att filtrera och söka på anställd, scheman och arbetspass.
Denna struktur möjliggör ett enhetligt arbetssätt och uppfyllande av regelverk inom samma verksamhet vilket förenklar administrationen. Organisationsstrukturen möjliggör också utlåning av personal mellan filialer och butiker på ett tydligt sätt.
Anställningsuppgifterna i SoftOne GO innehåller den information som behövs om personalen i verksamheten för att kunna arbeta med schemaplanering och skapa ett löneunderlag. Löneuppgifter läggs också upp i de fall som lönemodulen används.
De anställda har själva möjlighet att komplettera med sina egna kontaktuppgifter. Vem som ser vad om vilka anställda styrs via ett behörighetssystem för funktioner samt ett behörighetssystem för personer.
För varje anställning så är det möjligt att skriva ut ett anställningsbevis. I del fall som parallella anställningar pågår så är det möjligt att skriva ut anställningsbevis även för detta.
Personalkategorier styr vilka som är kollegor med vem samt vem som är attesterande chef. Kollegor tillåts ofta att se varandras planerade schematid samt typ av arbetspass. Meddelanden om ledighetsansökningar går endast till attesterande chef eller annan med samma behörighet.
Attesterande chef eller annan med samma behörighet kan få påminnelser om tex. branschvana och uppnådd ålder.
Kompetenskartläggning handlar om att säkerställa att företag har rätt kompetens för att kunna bygga effektiva team och genomföra sina strategier och nå mål.
Med SoftOnes verktyg för kompetensgap kan du enkelt identifiera kompetenser bland dina medarbetare och jämföra dessa mot medarbetarens tjänst och på så sätt få fram ett kompetensgap.
Förutom att du kan arbeta med kompetensgap för att t ex planera utbildningar så kan du också använda kompetensjämförelsen när du schemaplanerar. Använder du funktionen för behovsoptimering så tar denna hänsyn till kompetenser när tjänster genereras.
Du får hjälp att se vilka anställda som kan ta ett arbetspass när någon är frånvarande. På valda arbetspass kan du knyta aktuella krav på kompetenser som sedan matchas mot de anställda. SoftOne GO tar hänsyn till gällande arbetstidsregler och vilka anställda som angett att de önskar att arbeta extrapass samt är tillgängliga den aktuella tiden.
Samtal handlar om att dokumentera t ex introduktion, utvecklingssamtal, lönesamtal, rehabiliteringssamtal eller avgångsintervju. Närmaste chef har normalt tillgång till samtalet men det går att skapa särskilda behörigheter så att t ex endast en HR-chef och den anställde har tillgång till detta.
Alla samtal sparas så att man alltid kan gå tillbaka och se vad man kom överens om. Samtidigt kan du dokumentera vilka som har deltagit i samtalet. Dokument kan lagras tillhörande den anställda.
Vissa använder några av våra moduler, andra använder alla. Ett system att växa med helt enkelt. Oavsett hur du väljer att jobba med oss är vår vision att erbjuda marknadens bästa affärssystem som förenklar och effektiviserar det dagliga arbetet för våra kunder, så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet.